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Ayuda de Plans4Trips
Guía del Administrador de Tour
Descripción del Rol
Como Administrador de Tour, eres responsable de crear y gestionar tours, invitar participantes y supervisar todo el proceso de planificación. Esta guía te ayudará a entender tus responsabilidades y cómo usar la plataforma de manera efectiva.
Registro para Acceso Anticipado
Durante la fase de acceso anticipado, si quieres crear y gestionar tours, necesitas solicitar acceso completando el formulario de registro a continuación. Así es como funciona el proceso:
Captura de pantalla: Formulario de Solicitud de Acceso Anticipado- Ve a la página de registro y completa el formulario de solicitud de acceso anticipado.
- Proporciona tu nombre, email y selecciona "Quiero" → "Crear y gestionar tours".
- Envía tu solicitud y espera la aprobación de nuestro equipo.
- Una vez que tu solicitud sea aprobada, recibirás un email de invitación para completar tu registro y comenzar a crear tours.
Después de que tu solicitud sea aprobada, recibirás un email como este:
Captura de pantalla: Email de AprobaciónPaso 2: Inicia Sesión en Tu Cuenta
Después de que tu solicitud de acceso anticipado sea aprobada, inicia sesión en tu cuenta usando tu dirección de email.
Recibirás un email con un "enlace mágico"—nuestro sitio no usa contraseñas.
Haz clic en el "enlace mágico" en tu email para acceder de forma segura a tu cuenta.
Paso 3: Crear o Descubrir Tours
Una vez que hayas iniciado sesión, estás listo para crear y gestionar tours. Tienes dos opciones:
Crear un Nuevo Tour
Paso 1: Información Básica del Tour
- Haz clic en "Crear Tour" desde tu panel
- Ingresa el nombre del tour (ej., "Aventura por Australia y Nueva Zelanda")
- Establece las fechas del tour (inicio y fin)
- Proporciona una breve descripción del tour
- Agrega etiquetas o categorías relevantes
Paso 2: Planificación de Destinos
- Define los destinos principales dentro de tu tour
- Establece el lugar de alojamiento para cada noche
- Marca puntos de encuentro o lugares importantes
Gestión de Destinos del Tour
La página de edición de Destinos es una herramienta poderosa que te ayuda a planificar dónde estará tu grupo cada día. Puedes especificar el lugar donde se comienza el dia y donde se duerme, agregar detalles de alojamiento e incluir enlaces útiles del lugar.
Planificación Diaria de Destinos
- Para cada día de tu tour, puedes especificar:
- Ciudad y alojamiento de despertar
- Ciudad y alojamiento para dormir
- Enlaces del destino (Google Maps, what3words o URLs personalizadas)
- Usa la función "Aplicar a Días Siguientes" para copiar rápidamente detalles del destino a los días posteriores
- Agrega enlaces del lugar para ayudar a los participantes a encontrar puntos de encuentro y alojamientos fácilmente
Agregar Enlaces del Destino
- Haz clic en el ícono de enlace junto a cualquier campo de ciudad o alojamiento
- Elige el tipo de enlace:
- Google Maps - para ubicaciones precisas en el mapa
- what3words - para referencias exactas del lugar
- Personalizado - para cualquier otra URL relacionada con el lugar
- Agrega una etiqueta opcional para hacer el enlace más descriptivo
- Puedes agregar múltiples enlaces para cada lugar
Consejos para la Gestión de Destinos
- Mantén los detalles de alojamiento claros y específicos
- Incluye tanto el área general (ciudad) como la ubicación específica (alojamiento)
- Usa la función de vista previa para ver cómo aparecerán los lugares para los participantes
- Guarda tus cambios regularmente - la página incluye función de autoguardado
- Verifica todos los enlaces del destino para asegurarte de que funcionen correctamente
Consejos Pro
- Al copiar destinos a los días siguientes, revisa cada día para asegurar que la información siga siendo precisa
- Incluye tanto nombres oficiales como nombres comunes en los campos de alojamiento
- Agrega enlaces a sitios web de hoteles o confirmaciones de reserva como enlaces personalizados
- Considera agregar puntos de encuentro de emergencia como enlaces de ubicación personalizados
Gestión de Participantes
Invitar Participantes
- Navega a la pestaña "Participantes" en tu tour
- Haz clic en "Invitar Participantes"
- Ingresa las direcciones de correo electrónico de las personas que deseas invitar
- Personaliza el mensaje de invitación (opcional)
- Envía las invitaciones
Gestionar Niveles de Acceso
- Asigna líderes de grupo para actividades específicas
- Gestiona permisos de participantes
- Elimina participantes si es necesario
Planificación de Actividades
Crear Itinerarios Diarios
- Navega al día específico en tu calendario de tour
- Agrega actividades con horarios de inicio y fin
- Incluye detalles importantes como puntos de encuentro y requisitos
- Asigna líderes de grupo a actividades específicas
Gestionar Actividades Propuestas
- Revisa actividades propuestas por los participantes
- Aprueba o rechaza actividades propuestas
- Ajusta horarios y detalles según sea necesario
- Comunica cambios a los participantes
Configuración y Ajustes del Tour
Configuración General
- Actualiza información del tour
- Gestiona configuración de privacidad
- Configura preferencias de notificación
- Establece reglas para propuestas de actividades
Funciones Avanzadas
- Exporta detalles del tour
- Genera informes
- Gestiona plantillas de tour
- Configura actividades recurrentes
Mejores Prácticas
- Mantén el itinerario flexible para acomodar cambios
- Comunica actualizaciones regularmente a los participantes
- Establece expectativas claras para la participación
- Mantén un balance entre actividades programadas y tiempo libre
- Documenta decisiones y cambios importantes
¿Necesitas Más Ayuda?
Si necesitas ayuda adicional, consulta nuestra sección de Preguntas Frecuentes o contacta a nuestro equipo de soporte.