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Guida per Leader di Gruppo

1. Il Concetto di Gruppo

Sulla nostra piattaforma, rendiamo facile organizzare viaggi con le persone con cui ami di più viaggiare. Utilizziamo due tipi di gruppi per aiutarti a pianificare:

Cerchie di Viaggio (a volte chiamate "gruppi stabili"): Questi sono i tuoi compagni di viaggio abituali—persone con cui viaggi spesso, indipendentemente dalla destinazione. Ad esempio, potresti avere:
- Famiglia Jones: padre, madre e due figli che viaggiano insieme come famiglia.
- Amici del Golf: un gruppo di amici che viaggiano verso tornei di golf alcune volte all'anno.
- Gli Esploratori del Mondo: amici che amano viaggiare per il mondo insieme.
Queste Cerchie di Viaggio sono sempre disponibili nel tuo account, così puoi includerle rapidamente in qualsiasi nuovo viaggio che pianifichi.
Esempio: Cerchie di Viaggio per Famiglia, Amici del Golf e Esploratori del Mondo
Gruppi di Tour: Quando pianifichi un viaggio specifico (come una vacanza ai Caraibi), puoi combinare qualsiasi delle tue Cerchie di Viaggio in un singolo Gruppo di Tour per quel viaggio. Ad esempio, potresti creare un Gruppo di Tour per una vacanza ai Caraibi che include sia la tua Famiglia Jones che Gli Esploratori del Mondo. In questo modo, tutti di entrambi i cerchi possono unirsi allo stesso viaggio, e puoi gestire l'itinerario, le attività e la comunicazione per tutti i partecipanti in un unico posto.

In sintesi: Le Cerchie di Viaggio sono i tuoi compagni di viaggio a lungo termine, mentre i Gruppi di Tour sono creati per ogni viaggio specifico e possono includere una o più Cerchie di Viaggio. Questo rende facile organizzare viaggi con diverse combinazioni di persone, senza dover ricreare i tuoi gruppi ogni volta che pianifichi una nuova avventura!

2. Come Gestire i Gruppi

Dato che abbiamo due tipi di gruppi, sono gestiti in modi diversi:

a. Cerchie di Viaggio

Dato che le Cerchie di Viaggio sono gruppi "stabili" che utilizzi attraverso più viaggi, fanno parte del tuo profilo. Per accedere e gestire le tue Cerchie di Viaggio:

Clicca sul tuo avatar nell'angolo superiore della barra di navigazione
Seleziona "Profilo" dal menu a discesa
Nella pagina Profilo, puoi modificare le tue informazioni di base, il tuo avatar e le tue Cerchie di Viaggio
Clicca "Aggiungi" per creare una nuova Cerchia di Viaggio
Clicca "Gestisci" per aggiungere, modificare ed eliminare membri del gruppo dalle Cerchie di Viaggio esistenti

💡 Comprendere i Membri delle Cerchie di Viaggio

Una Cerchia di Viaggio può essere composta da due tipi di membri:

Utenti Registrati: Persone che sono anche utenti registrati della piattaforma Plans4Trips. Possono accedere, ricevere notifiche, proporre attività e partecipare a tutte le funzionalità della piattaforma in modo indipendente.
Membri Gestiti: Persone che gestisci per loro conto, come bambini o adulti anziani che non hanno un'email o non vogliono registrarsi sulla piattaforma. Come leader del gruppo, sei responsabile del coordinamento e della notifica di questi membri della Cerchia di Viaggio riguardo ai dettagli del viaggio e alle attività.

L'immagine sopra mostra la pagina Profilo dove puoi gestire le tue Cerchie di Viaggio insieme alle tue altre informazioni del profilo.

b. Gruppi di Tour

I Gruppi di Tour sono creati quando pianifichi un viaggio specifico e vuoi combinare una o più delle tue Cerchie di Viaggio. Per creare un Gruppo di Tour:

Nella pagina principale del tuo tour, localizza il menu dei 3 punti verticali in alto a destra della carta del tour
Clicca sul menu e seleziona "Il Mio Gruppo"
Questo apre una finestra di dialogo dove puoi "formare" il tuo Gruppo di Tour selezionando dalle tue Cerchie di Viaggio esistenti
Dai un nome al tuo Gruppo di Tour (ad esempio, "Maestri Italiani" quando combini famiglia e viaggiatori del mondo)
Seleziona quali Cerchie di Viaggio includere in questo tour specifico

Menu del tour che mostra l'opzione Il Mio Gruppo

Accedere a "Il Mio Gruppo" dal menu a 3 punti del tour Finestra di dialogo per formare un Gruppo di Tour dalle Cerchie di Viaggio

Esempio: Combinare le Cerchie di Viaggio Famiglia e Viaggiatori del Mondo nel Gruppo di Tour "Maestri Italiani"

Una volta formato il tuo Gruppo di Tour, puoi anche:

Aggiungere Nuovi Membri: Per includere nuove persone nel tuo tour, prima aggiungile a una delle tue Cerchie di Viaggio esistenti o crea una nuova Cerchia di Viaggio. Poi riforma il Gruppo di Tour per incorporare questi nuovi membri. La piattaforma gestirà automaticamente le notifiche ai membri modificati o aggiunti.
Modificare la Composizione del Gruppo: Aggiungi o rimuovi Cerchie di Viaggio dal tour man mano che i piani cambiano per regolare chi partecipa al viaggio specifico.

3. Come Gestire le Attività di Gruppo

Il tour è composto da tre diversi tipi di attività, ognuna con diversi ruoli di gestione:

1. Attività Principali

Queste sono attività gestite dall'amministratore del tour. Alcune di queste attività possono essere contrassegnate come "obbligatorie" — ad esempio, se tutti i partecipanti in un tour stanno partecipando a una cerimonia di matrimonio, quell'attività sarebbe contrassegnata come obbligatoria dall'amministratore del tour.

2. Attività Proposte

Qualsiasi partecipante può proporre un'attività, ad esempio: "Ceniamo al Le Maison Blanche." I partecipanti al tour possono votare sulle attività proposte, e poi l'amministratore del tour può "promuoverle" per farle diventare attività principali.

3. Attività di Gruppo

Come leader del gruppo, puoi aggiungere attività specificamente per il tuo gruppo di tour. Ad esempio, mentre il gruppo principale va al museo, papà e bambini potrebbero andare al parco acquatico invece. Per aggiungere un'attività di gruppo, clicca su "Aggiungi Attività di Gruppo" nel giorno in cui vuoi che l'attività avvenga.

Nota: Come leader del gruppo, il tuo ruolo principale nella gestione delle attività è creare attività di gruppo per i tuoi partecipanti specifici. Le attività principali e la loro promozione dalle proposte sono gestite dall'amministratore del tour.

4. Come Gestire gli Itinerari di Gruppo

Come leader del gruppo, devi gestire l'itinerario per il tuo gruppo — cioè, le località che il tuo gruppo visiterà, che potrebbero differire dall'itinerario principale del tour.

Accedere all'Editor delle Località

Nel menu a 3 punti nella pagina principale del tour, seleziona l'opzione "Gestisci Località del Gruppo" per accedere all'Editor delle Località. Questo strumento inizia con l'itinerario principale ma ti permette di adattarlo alle esigenze del tuo gruppo.

Interfaccia dell'Editor delle Località per gestire l'itinerario del gruppo

L'Editor delle Località ti permette di personalizzare l'itinerario del tuo gruppo

Personalizzare il Viaggio del Tuo Gruppo

L'itinerario del tuo gruppo può differire significativamente dal tour principale. Ad esempio:

Il tour principale potrebbe partire da Atlanta, mentre il tuo gruppo parte da Seattle
Perché i bambini sono a scuola, il tuo gruppo di Seattle potrebbe non arrivare in Italia fino a 2 giorni dopo
Il tuo gruppo può visitare diverse città fino a quando non vi incontrate nelle località "obbligatorie" (come dove sta avvenendo una cerimonia di matrimonio)

Confrontare gli Itinerari

La piattaforma fornisce strumenti per aiutarti a confrontare l'itinerario del tuo gruppo con la cronologia del tour principale, assicurandoti di non perdere eventi importanti mentre soddisfi le esigenze specifiche del tuo gruppo.

Confronto della cronologia che mostra l'itinerario del gruppo vs l'itinerario del tour principale

Confronta l'itinerario del tuo gruppo con la cronologia del tour principale

Ricorda: Mentre puoi personalizzare le località e i tempi del tuo gruppo, assicurati di coordinarti con l'amministratore del tour per le attività obbligatorie e i punti di incontro chiave.